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E-procurement

O e-procurement VM2 é um sistema criado para que sua empresa possa realizar todas as transações com fornecedores, compradores, entre outros, inteiramente pela internet, de forma contínua e em tempo real.

A implantação de um sistema de e-procurement visa atender uma necessidade cada vez maior em reduzir os custos operacionais no processo de compras, reduzir os estoques e diminuir drasticamente o tempo gasto nas compras de qualquer tipo de material ou serviço em especial os indiretos, que tem um impacto muito grande no valor implícito do processo completo exigido para cada compra, que às vezes chega a ser maior que o valor do produto e/ou serviço.

Possível quadro atual de sua empresa

Elevado número de itens de material indireto e direto;
Elevado número de fornecedores;
Elevado número de processos mensais de compras;
Desconhecimento do valor gasto por processo;
Desconhecimento do custo anual dos processo;
Desconhecimento do volume anual de compras;
Desconhecimento da % do custo das operações sobre o valor total de compras;
Re-digitação dos dados de formulários, inclusive tabelas geradas em Word e Excel;
Elevado número de cotações, como consequência direta das requisições;
Compradores demandam muito tempo fazendo follow-up junto aos fornecedores e respondendo follow-up das áreas requisitantes;
Altos custos de comunicação através de telefone/fax;
Baixo poder de negociação;
Dificuldade para realização de acompanhamento estatístico fácil e rápido;
Longo período para finalização dos processos de compra;
Muitas requisições de compras impressas, com diversas cópias;
Alto custo de estoque;
Extravios de requisições de compras;
Despadronização de itens e das requisições realizadas pelas áreas.

Com a implantação do E-procurement VM2, sua empresa poderá

Reduzir custos com compras;
Tornar a área de "Compras Indiretas" Estratégica;
Modificar o processo interno ganhando agilidade no processo;
Reduzir tempo gasto nos processos;
Manter confidencialidade das informações;

Além de possuir uma navegação muito simples e intuitiva, o e-procurement VM2 garante a confidencialidade das informações de sua empresa e pode ser integrado com outros programas que sua empresa já utiliza em áreas como: Compras; Financeiro; e Recebimento.

A seguir uma breve descrição dos sistemas propostos pela VM2:

Gerenciamento de fornecedores

Permitirá de forma simples as consultas a todo histórico referente às operações efetuadas com o fornecedor, seu desempenho no atendimento de prazos, datas das ultimas compras e cotações, histórico de compras efetuadas, entre outros. Será permitido o cadastramento de novos fornecedores dentro deste módulo, que disponibilizará esta informação para o ERP (caso ele exista), assim como está preparado para receber arquivos para geração do cadastro automaticamente.

As consultas referentes a fornecedores serão disponibilizadas obedecendo às regras de segurança do sistema (cada fornecedor só poderá visualizar as próprias informações).

Gerenciamento de Catálogo

Cadastro de produtos selecionados para o comércio eletrônico, associados ou não à suas imagens (fotos).

O catálogo poderá ser formado por cadastramento dentro do sistema ou recebidas do ERP (caso exista), cada produto e associados a todos os seus fornecedores, permitindo desta forma uma seleção rápida no momento de qualquer consulta ou cotação.

As consultas referentes ao catálogo serão disponibilizadas obedecendo as regras de segurança do sistema (cada fornecedor irá visualizar o universo de produtos com base na regra de segurança a ele definida).

Gerenciamento de Requisições

As requisições podem ser criadas no ERP (se existir) e disponibilizadas. Requisições também poderão ser criadas diretamente. Requisitantes farão parte de um cadastro centralizado onde estarão informações sobre sua autonomia para efetuar compras. Permitirá a estes requisitantes autorizados criar, alterar e eliminar suas próprias requisições. Estarão disponíveis consultas sobre as requisições e suas respectivas situações.

Cotação

Em Compras - As cotações poderão ser criadas a partir de uma requisição e também podem existir cotações sem requisição (Cotação Manual). Tanto a alteração quanto a eliminação de cotações são permitidas. As cotações serão enviadas aos fornecedores via e-mail ou Fax (Aviso de Cotação). Será permitido a impressão de cotações. Existirão consultas e relatórios para um melhor follow-up das cotações. As melhores cotações (Leilão Reverso) serão selecionadas automaticamente segundo critérios estabelecidos pelo cliente. Sempre será solicitada aprovação ao comprador, para que a cotação vencedora seja transformada em encomenda (Pedido de Compra). Cotações serão enviadas ao ERP (se existir).
No Fornecedor - Receber e Responder cotações informando preços, prazos entre outras coisas. Será permitido ao fornecedor efetuar consultas somente em suas cotações.

Pedidos

O pedido é enviado ao fornecedor (Aviso de Pedido) via e-mail ou fax. Este pedido poderá conter os itens de uma cotação, ou poderá ser agrupado ao final de um tempo pré-definido, com outras cotações, a fim de reduzir o volume de pedidos enviados ao fornecedor. O comprador poderá realizar alterações em pedidos, sendo estas registradas no histórico e enviadas ao fornecedor. Após a criação ou alteração dos dados de um pedido, o fornecedor deverá confirmar (Aceite) ou rejeitar o movimento. O comprador e o requisitante poderão ser avisados quando houver algum atraso na entrega ou entrega parcial (Follow-up). Todo movimento do pedido, seja criação ou alteração, serão informados ao ERP (se existir).

Faturamento

É realizada pelo fornecedor e determinará ao sistema que o processo (parcial ou total) foi fechado. Esta informação pode ser usada pelo ERP (se existir) para efetuar recebimento automático.

Segurança

A segurança esta dividida em três níveis básicos:

Acesso - Determina quais programas cada usuário do sistema (usuário interno ou externo (fornecedor)) poderá utilizar.
Aprovações - Controle de aprovações de compras conforme parâmetros pré-definidos para cada usuário.
Fornecedor - O que cada fornecedor pode ver e o que cada fornecedor poderá fazer dentro do sistema.

SRM - Supplier Relationship Management

SEM é um sistema de relação com o fornecedor.

Trata-se de um sistema de apresentação on-line de especificações técnicas de produtos para fornecedores com diversos módulos de acompanhamento de aprovação de amostras, lotes pilotos, lotes de produção (todos estes interagindo com departamentos de produção, controle de qualidade e suprimentos e com os diversos fornecedores), routing de aprovação de novos modelos interagindo com deptos de marketing, jurídico e suprimentos, KPI (Key Performance Indicator com gráficos em flash), sistema de download em alta com mesmo nível e perfil da instrução, histórico de acesso/IP.

É um projeto que já foi apresentado na matriz francesa e que deverá começar a ser utilizado por todos os outros departamentos de suprimentos ao longo do Mundo. Já conta com versão em inglês.

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